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par Flow Assistance

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Comment Monday a changé le quotidien de Flow Assistance ?

Certains le savent déjà, Flow Assistance exploite Monday au quotidien. L’objet de cet article est de vous montrer comment Monday a changé le quotidien de Flow Assistance.

Le tarif Monday : Une grille tarifaire difficile d’appropriation

La politique tarifaire de l’outil dépend de deux choses :

Les options proposées par l’outil

Concernant les options on passe de 0 à 16€ par mois et par utilisateurs. Pour information, la facturation démarre d’office à trois utilisateurs avec un cumul annuel.

Exemple : 3 personnes à 10 $/mois.pers engendre un versement de 3x10x12=360 Dollars/an (soit 348 euros).

Le forfait Basique à 8€/mois est à proscrire car n’apporte pas grand-chose par rapport au mode gratuit. A notre humble avis, quitte à payer pour un outil, passez directement au suivant pour vous servir confortablement de l’outil.

De notre côté, nous exploitons aujourd’hui la solution en mode standard et donc à 10 euros/mois. Elle permet d’avoir plusieurs personnes en lien sur des tableaux et ouvre les portes des automatisations. Ces dernières permettent de fluidifier vos processus en minimisant les tâches rémanentes et rébarbatives.

Le forfait Pro à 16€ apportera un vrai plus pour les personnes souhaitant pouvoir gérer des diagrammes de Gantt grâce aux interdépendances entre tâches. Vous pourrez alors déplacer vos éléments de chemins critiques et voir ce dernier évoluer en bout de course !

Le nombre d’utilisateurs que vous souhaitez

De ce côté, il y a une opacité qu’il a été difficile de préciser. En effet, dès lors que vous invitez un collaborateur dont l’adresse finit par votre nom de domaine d’entreprise (ex: XXXXXXX@flow-assisatnce.fr) alors Monday vous prendra automatiquement une place dans votre forfait.

Cependant, il existe la possibilité d’inviter des personnes extérieures et de leur donner deux niveaux de capacité :

  • Observateur,
  • Invité.

Dans le cas d’observateurs, ces derniers n’auront aucun accès en modifications aux tableaux ce qui reste peu intéressant.

Par contre, concernant les invités, ce statut ouvre la porte à la même collaboration que les utilisateurs internes décrit ci-dessus sans pour autant vous prendre une place sur le compte.

Dans ce cas de figure le calcul officiel (si nous avons bien compris) est : 3 invités = 1 utilisateur du compte.

Oui, c’est vrai, ça n’est pas simple. Mais ne vous trompez pas d’ennemi, nous ne sommes pas eux 😅 !

Pour donner l’exemple de l’organisation Flow Assistance, nous disposons d’un forfait trois places :

  • Florent le gérant,
  • Dylan le salarié,
  • Et nos invités (qui sont au maximum trois avant de devoir augmenter notre abonnement)

Pourquoi Monday a changé le quotidien de Flow Assistance ?

(Réponse de Florent PLA)

Au début, je n’avais pas de vraie réponse apparente d’aller dépenser du temps dans cette direction.

Mais la curiosité et la veille technologique à laquelle je m’astreins à réaliser m’ont poussé à tenter l’aventure.

Concrètement, comme le signale la vidéo, en une demi-journée, j’ai totalement confirmé mon choix et Monday a changé le quotidien de Flow Assistance 😳.

Après ce temps de digitalisation no-code de Flow Assistance, j’ai découvert le pot-aux-roses.

Dorénavant, je pouvais avoir accès de n’importe où, non pas à mes données (ce qui aujourd’hui est un standard grâce aux diverses solutions cloud du marché) mais à l’ensemble des tâches qui incombent à mon activité.

En continuant à me familiariser avec l’outil, j’ai pu y décharger toute ma charge mentale de gestion d’entreprise.

Aujourd’hui, quel entrepreneur(euse) peut facilement dire qu’il ou elle peut oublier ses projets en quittant son bureau le soir ?

Et bien pardon mais je suis heureux de pouvoir répondre : Oui ! Moi !

(Bon il y a des sujets qu’on ne décharge pas aussi simplement malheureusement… Le stress de l’entrepreneur ne s’en va pas comme ça 😔. Mais tout de même ça aide !)

Toutes les prestations que nous distribuons, de la modélisation à la formation, sont administrées grâce à Monday.

L’organisation dans l’outil

Monday s’organise sur la base de :

  • Tableaux eux-mêmes séquencés
    • En groupes. Vous pouvez alors y créer
      • Des lignes (qui généralement correspondent à une tâche).
        • Enfin, ces lignes disposent de sous-éléments qui permettent d’inscrire des sous-tâches à l’intérieur.

Enfin, pour renseigner et enrichir le tout, vous avez les colonnes qui apportent chacune d’elles des capsules d’information. Il est ensuite possible de filtrer par colonnes ou bien d’exploiter les informations contenues dans ces dernières avec les outils d’intégration et d’automatisation proposés par l’outil.

Des capacités ultra-pratiques

Ci-dessous, voici la liste des possibilités que nous exploitons au quotidien ou bien qui nous semblent intéressantes à partager :

  • Partage de tableau par un lien public ce qui permet à n’importe qui d’en surveiller l’avancement ;
  • Lien entre une tâche et votre calendrier, (en lien avec Calendly c’est mortel !) ;
  • Création de diagramme de Gant depuis un tableau détaillant les tâches d’un projet ;
  • Création d’éléments dans un tableau par l’envoi d’un email à Monday (via une adresse définie par tableau)
  • Automatisation de l’envoi d’email par rapport à l’avancement d’une tâche ou d’une date (ou les deux) ;
    • Extrêmement pratique pour l’envoi de livrables ou encore de prospection commerciale.
  • Création d’un questionnaire en ligne à partager. Cela permet d’interroger des personnes et de recevoir directement leur réponse dans votre organisation (devenue) habituelle ;
  • Possibilité de liaison de données entre tableaux ;
  • Import/export de données via des logiciels classiques (Excel et autres) ;
  • Une visibilité claire de vos tâches quotidiennes à effectuer ;

En outre, il y a certainement plein d’autres fonctionnalités non-recensées dans cette liste mais c’est déjà une bonne base de potentiel d’optimisation 👍🏻.

Aujourd’hui, nous en sommes témoins, le développement de Flow Assistance est très largement favorisé par Monday. Il est même possible de s’avancer en disant qu’avant/après la mise en place de l’outil, le taux de productivité de la société à augmenter d’environ 20% (sans parler de la fiabilisation des processus).

Vous retrouverez prochainement d’autres articles du genre sur les outils numériques que nous avons choisi pour faciliter notre quotidien et sur lesquels nous sommes prêts à vous apporter du conseil et doper, à votre tour, votre quotidien !

Merci d’avoir lu cet article et à très vite👋🏼.

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